סריקת מסמכים - חכם מה הוא עושה? 

 ארגון הסורק את המסמכים שלו ומסב אותם לארכיון דיגיטלי חוסך כסף רב. החיסכון בא לידי ביטוי בשלושה פרמטרים לפחות.

חסכון בזמן - בזכות סריקת המסמכים והפיכתם לקבצים דיגיטליים תהליך שליפת המסמכים הוא מהיר ויעיל. סריקת מסמכים מאפשרת זמינות של המידע בכל רגע. פשוט שולפים את המסמך הרצוי בלחיצת כפתור ללא חיפוש ארוך בקלסרים עבי כרס.

שרידות גבוהה – גיבוי למידע של הארגון כך שבמצבי אסון ניתן יהיה לשקם את פעילות הארגון בזמן קצר.

ארכיונים רבים מכילים כמויות עצומות של קלסרי מסמכים המאוחסנים בקרטונים ופרוסים על עשרות מדפים. קלסרים מיותמים שיד אדם לא נגעה בהם כבר שנים ארוכות. קלסרים עם מסמכים מצהיבים ומרקיבים שהזמן נתן בהם את אותותיהם.  

אלא שכל הידע ההיסטורי הזה אינו מגובה וחשוף לפגעי הזמן ולסכנת אובדן באסון. אם חלילה פורצת שריפה בארכיון מסמכים שכזה, תוך דקות ספורות כל תכולת הארכיון תעלה באש והמידע ההיסטורי המאוחסן בו ייעלם לנצח.

ארגון החוסך בשטחי האחסון של המסמכים שלו ודואג לגיבוי והגנה על המידע החשוב שלו מפני אסונות הוא ארגון חכם. ארגון שהגישה למסמכים שלו היא מהירה והזמינות למסמכים היא מיידית, הוא ארגון יעיל ומצליח.  

וכל זאת בזכות פעולה פשוטה של סריקת מסמכים. כל ארגון ועסק החפץ להתייעל ולחסוך כסף, כדאי שיעבוד בשיטת המשרד ללא נייר, שיטת הארכיון הדיגיטלי.

סריקת מסמכים מאפשרת לארגון לעבור לשיטת משרד ללא נייר בזמן קצר. אם אתם רוצים להסב את המשרד שלכם לעבודה עם ארכיון דיגיטלי זה לא בשמיים. את כל הקלסרים המלאים בניירת אתם יכולים לסרוק ולהסב לקבצים דיגיטליים תוך ימים ספורים.

הכי חשוב זה תכנון התהליך מראש ואיסוף הצעות מחיר משלוש חברות סריקה לפחות.

לאחר איסוף הצעות המחיר והבחירה בחברת הסריקה עליכם להכין את החומר לסריקת המסמכים. במידה ואין ביכולתכם להכין את החומר לתהליך הסריקה, תוכלו לרכוש גם שירותים אלה מחברות חיצוניות המתמחות בהכנת המסמכים לתהליך הסריקה.